LE TYPE DE REUNION DE PRESSE

- La conférence de presse a lieu pour les évènements les plus importants.

- Une simple réunion ou un cocktail sont destinés à présenter un produit, une technique nouvelle, un film, un projet, une réalisation ou une exposition. Ces réunions sont réservées pour un petit groupe de journalistes spécialisés.

LE MOMENT

- Il ne faut pas tarder et éviter les périodes défavorables (élections, foires et salons, vacances veilles de fêtes).
- Choisir un mardi, un mercredi ou un jeudi et vérifier si il n'y a pas de manifestations ce jour-là.
- Fixer l'heure à 10 h 30 ou 11 h.

LE LIEU

- Choisir un cadre agréable correspondant à l'image de l'entreprise et vérifier que la salle possède une bonne acoustique.

- Avoir un téléphone à proximité pour les journalistes et réserver un autre local pour les interviews.

LES INVITéS

- Sélectionner la presse et les journalistes en fonction du sujet de la réunion et considérer chaque journal sur un pied d'égalité.

- Ne pas oublier les agences de presse, la radio et la télévision, la presse locale, la presse spécialisée et les photographes.

- N'inviter que les spécialistes et les responsables de l'entreprise susceptibles de pouvoir répondre aux questions de la presse.

Il faut également PREPARER :

LES INVITATIONS

- L'invitation doit être explicite, complète et motivante.

- Joindre un coupon-réponse et les poster au minimum 10 jours et au maximum 20 jours avant la manifestation.

LA DOCUMENTATION

- Rédiger et envoyer la pré-documentation destinée aux périodiques paraissant mensuellement ou moins.

- Préparer le dossier de presse à remettre lors de la manifestation.

LES LOCAUX ET LE MATERIEL

- Réserver la salle et prévoir des portemanteaux.
- Préparer des porte-nom à placer devant le président et ses assistants indiquant le titre, le nom et la fonction.
- Disposer sur les tables des cendriers, du papier et des stylos.
- Louer si nécessaire des micros et une installation de traduction simultanée.
- Réserver le matériel audiovisuel.

L'ACCUEIL

- Préparer un fléchage à l'extérieur et engager 2 ou 3 hôtesses.
- Préparer les dispositions voulues avec un traiteur.

De plus, il faut CONSEILLER :

- Proposer le scénario de la réunion.
- Attendre 10 minutes les retardataires.
- Présenter les personnes qui prendront la parole et annoncer des points du programme.
- Mot de bienvenue et conclusion par le président.

Enfin, il est nécessaire d'assurer les suites de l'opération par des remerciements et par la donation du dossier de presse.

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